Virtual office atau kantor virtual merupakan sebuah ruang kerja bagi perusahaan yang dibentuk secara online dan tidak memiliki lokasi fisik. Bagi para penyewa jasa virtual office, mereka akan memperoleh keuntungan seperti memiliki kantor yang berada di kawasan bergengsi yang bisa menarik minat klien atau konsumen, ruang meeting di berbagai lokasi dan lainnya.

Selain untuk mendukung para pengusaha yang akan membuka bisnis dengan budget yang minim, jenis kantor ini bermanfaat untuk memperingan tekanan dan stress akibat masalah lalu lintas maupun parkir dan memungkinkan Anda bekerja di waktu-waktu produktif, baik di pagi hari, siang maupun malam hari. Berbagai fasilitas kantor virtual pastinya semakin memaksimalkan aktivitas bisnis Anda agar menjadi lebih menguntungkan. Harus diingatkan bahwa ada beberapa bidang bisnis yang tidak cocok untuk menggunakan virtual office, oleh karna itu pastikan bahwa bisnis Anda benar adanya untuk menggunakan fasilitas kantor ini.

Berikut 5 tips memilih virtual office terbaik:

1. Pilih Lokasi yang Strategis

Hal utama yang harus diperhatikan ialah lokasi. Disarankan untuk memilih di kawasan yang strategis misalnya memilih lokasi yang dekat dengan domisili atau kawasan central business district. Tidak disarankan bagi Anda untuk memilih lokasi yang berada di lokasi yang tidak familiar atau di gedung tua dan sulit dicari. Dengan memilih lokasi yang bergengsi dan strategis, citra perusahaan juga pasti akan meningkat. Pastikan juga kalau lokasi virtual office Anda sesuai dengan petunjuk sehingga gamoang ditemukan oleh klien.

2. Perhatikan Fasilitas yang Ditawarkan

Ketika akan memilih virtual office, hal yang wajar ketika Anda harus memperhatikan fasilitas yang ditawarkan. Pada biasanya akan disediakan fasilitas seperti ruang meeting di berbagai lokasi, notifikasi telepon melalui email, fasilitas transfer telepon, call center, executive assistant, jaringan internet,  penerimaan paket ke alamat kantor virtual dan lain-lain.

Tidak banyak penyedia jasa virtual office yang memiliki fasilitas lengkap. Pilih yang mempunyai fasilitas lengkap sesuai kebutuhan Anda. Disarankan untuk mengecek  kembali fasilitas tersebut, apakah fasilitas yang diperoleh sesuai dengan yang ditawarkan dan berfungsi dengan baik atau tidak.

3. Sesuaikan Harga Dengan Layanan yang akan di Dapatkan

Banyak sekali layanan yang menawarkan virtual office yang membuat Anda harus teliti kembali. Masing-masing penyedia jasa kantor virtual menawarkan harga dan fasilitas yang berbeda, mulai dari 4 juta sampai belasan juta rupiah tergantung dengan jenis layanan dan paket yang mereka tawarkan.

Perhatikan apakah harga yang di sediakan sudah sesuai dengan fasilitas yang diberikan, sebab beberapa penyedia kantor virtual masih memberikan harga yang berbeda dengan harga awal dan harga akhir. Disarankan Anda memilih virtual office yang menawarkan fasilitas dan harga yang jelas tanpa ada biaya tersembunyi (hidden cost) dan sesuai dengan budget serta kebutuhan bisnis Anda.

4. Apakah Ada jasa Penunjang Bisnis Lainnya

Bagi Anda yang baru saja mendirikan usaha, ada banyak layanan bisnis yang bisa membantu perkembangan bisnis Anda. Contohnya adalah, layanan akuntansi berbasi cloud, pengurusan legalitas untuk bisnis. Sebab jika Anda menggunakan layanan pendukung bisnis, Anda bisa menghemat biaya operasional dan waktu, sehingga kinerja bisnis Anda akan lebih maksimal dalam banyak hal.

Pengurusan legalitas dengan waktu yang lama bisa menghabat Anda ketika sedang sibuk mengurusi jalannya proses bisnis. Terlebih Anda tidak mempunyai banyak waktu dan informasi yang cukup untuk pengurusan legalitas, sebaiknya Anda meminta pada penyedia layanan virtual office untuk mengurus legalitas bisnis Anda, baik CV atau PT. Dengan itu, ketersediaan suatu layanan lain untuk perkembangan bisnis Anda di virtual office dapat menjadi pertimbangan Anda.

5. Bisa PKP atau Tidak?

Tahap pertimbangan yang terakhir yaitu pilihlah virtual office yang telah mendaftar PKP atau Perusahaan kena Pajak, dengan demikian para penyewa juga dapat mengajukan PKP di kantor pajak. Berdasarkan pernyataan PMK No 147/PMK.03/2017 terkait penggunaan virtual office dapat mengajukan PKP tetapi di dukung dengan peraturan terkait pengaturan sistem elektronik untuk pengajuan izin PKP.

Jika sudah mengajukan PKP bisnis Anda akan mendapatkan sebuah keuntungan, seperti bisa mengikuti proyek pemerintah serta proyek besar instansi lainnya. Oleh dari itu, meski Anda belum membutuhkan PKP, pemilihan kantor virtual yang dapat diajukan untuk pengajuan PKP akan lebih aman sehingga pada saat Anda membutuhkan PKP Anda tidak harus mengganti alamat virtual office yang hanya menambah biaya.